Webコンテンツマネジメントシステム
最新のポータルは、Webコンテンツマネジメントシステムを可能とする完全なワークフローが組み込まれています。多くのポータルWebサイトでは、多くのコンテンツが定期的にアップデートを必要とします。これらのアップデートはしばしば一般のコンテンツ提供者によって行なわれ、ワークフロー承認プロセスでコンテンツ承認者によって承認されなければなりません。
企業ポータル
企業内の膨大なデータの中から必要な情報へたどり着くために、SNS、社内のファイルシステム、顧客管理システム（CRM）や基幹システム（ERPなど）と連携しながら、顧客や従業員に対して、企業におけるすべての情報への入口を提供するEnterprise Information Portal（EIP）が注目されています。 単なる情報共有やナレッジ・マネージメントの実現ではなく、EIPを企業システムの統合プラットフォームと位置づけて、顧客と社内への情報提供サービスの質、量、スピードを向上させる取り組みを始める企業が増えてきました。社内外に対してEIPの一貫性のあるユーザインターフェースを利用して、質の高い情報を迅速に提供することが企業の競争力を高めるために、ますます重要になってきました。
ロールベース承認で簡単にアップデートが可能
Webコンテンツマネジメントを持つポータルでは、さらにワークフロー承認プロセスが組み込まれており、公開される前に他の人が承認すべきコンテンツの編集を一部の人に許可できます。例えば、あるWebサイトでページに広告を載せたい際には、UIを使ってコンテンツを追加することができます。もし広告に変更がある場合は、ポータルコンテンツ提供者がログインして、編集し、変更を保存することができます。もし個人がレビューなしでのコンテンツの変更を承認されないのであれば、システムがアップデート内容をコンテンツ承認者に送信します。
ドキュメントリポジトリ
さらにポータルはドキュメントリポジトリとしての機能も果たします。コンテンツと同様に、ドキュメントもリポジトリに追加することができ、WebインターフェイスやWebサイトを通して利用可能です。例えば、個人でドキュメントを中央のリポジトリ内に公開することができ、それらをポータルユーザがログイン時に中央ライブラリ内で利用可能にします。