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La situación económica actual potencia la necesidad de las organizaciones de ser capaces de cambiar rápidamente, para dar respuesta inmediata a los cambios del entorno –tanto previstos como imprevistos– y mantener su competitividad. La colaboración es un concepto ya conocido, pero nunca antes había sido tan importante para la supervivencia empresarial.

Como en otras muchas ocasiones, la tecnología es un aliado clave, porque está ayudando a crear un nuevo modelo de relación para los empleados, y además con una propuesta más eficiente y productiva que los modelos tradicionales. Los “portales web corporativos”, que nacieron como escaparate de la empresa de cara al exterior, han evolucionado también en su versión interna, y suponen ya un activo extraordinario para los departamentos de RRHH.

Las intranets permiten alcanzar cotas de interacción y colaboración desconocidas hasta ahora: blogs, wikis, foros, mensajería instantánea… colaboración  “a golpe de ratón”, y con un alcance global. Ahora, además, estas intranets han evolucionado con prestaciones Web 2.0 y de redes sociales, que ponen a disposición de los empleados todo tipo de recursos de colaboración. Hablamos de las nuevas “redes sociales empresariales”

El trabajo en colaboración mediante estas redes aporta múltiples mejoras a los procesos humanos y de negocio. A continuación expongo cinco de ellas, quizá las principales.

1. Enriquecen la gestión del conocimiento y de la información, ya que “socializa” el conocimiento y lo pone al servicio de todos los empleados, en lugar de mantenerlo en ubicaciones dispersas y no comunes (por ejemplo, en los diferentes buzones de e-mail), cerrando la puerta a la generación de nuevo conocimiento. Internet, y en concreto herramientas como foros, wikis o blogs, facilitan la creación de estas “bases de conocimiento colectivo” a través del intercambio de información, permitiendo que la comunicación fluya de forma inmediata, y sin ningún tipo de barrera geográfica. Además, es posible automatizar los procesos de negocio, integrando estas  herramientas sociales con flujos o “mapas” de trabajo (workflows) conformes a las reglas de negocio de la organización.
2. Facilitan la innovación, ya que potencian la creatividad y el talento a la hora de desarrollar los diferentes proyectos. La comunicación informal propia de estos entornos de web social hace que el individuo se sienta cómodo y que colabore con el grupo, propiciando que emerjan nuevas ideas como fruto de la inteligencia colectiva.
3. Mejoran la motivación del empleado. El uso de herramientas sociales y colaborativas fomenta el sentimiento de pertenencia, permitiendo al empleado conocer mejor a los compañeros, socializarse, formar una “memoria corporativa”, aprender, compartir códigos comunes, comunicarse, tener perfiles personales, amigos o followers, editar contenidos, compartirlos, opinar sobre ellos… en definitiva, son un facilitador del sentimiento de autoestima y de pertenencia a un grupo, por lo que ayudan a una mejora tangible de la motivación y, con ello, de la productividad.
4. Garantizan la visibilidad de los líderes de la organización, al facilitar el intercambio de información y aportar un espacio de comunicación directa entre los empleados. Estos entornos de colaboración en la web, además, permiten valorar públicamente el esfuerzo, y reconocer las contribuciones de los diferentes miembros del equipo de trabajo (un modelo de “reconocimiento social” cada vez más popular es la gamificación, que aprovecha la web para aplicar técnicas de juego para motivar, inculcar nuevos hábitos y alcanzar los objetivos).
5. Permiten sacar todo el partido al cambio generacional. Hemos de tener en cuenta que una generación diferente responderá de forma diferente a las demandas de la empresa. Las organizaciones, por tanto, habrán de desarrollar nuevos mecanismos de comunicación para sus empleados, y la tendencia actual es a hacerles a ellos participes del mensaje. Las herramientas sociales y colaborativas fomentan la participación, disminuyen la jerarquía y permiten a las nuevas generaciones (que podríamos calificar de “nativos digitales”) adaptarse con eficiencia al modelo empresarial y dar el máximo en el medio laboral.

En definitiva podemos decir que el uso de herramientas sociales y otras tecnologías de colaboración mejora la productividad empresarial. Y será la tecnología la que termine por plasmar los avances de las redes sociales en el ámbito de la empresa. En nuestro caso, por ejemplo, Liferay Portal (la plataforma de código abierto para creación de portales web corporativos más utilizada en el mundo), incluye ya todas estas prestaciones a través de la solución de colaboración Social Office, que ofrece un entorno dinámico preparado para la comunicación empresarial y el trabajo en equipo.

La gestión de recursos humanos no volverá a ser la misma tras la aparición de estas nuevas tecnologías de colaboración en la web. Un fenómeno que ha abierto ventanas, ha derribado barreras y que va a permitir la creación de un nuevo ecosistema laboral. Sus ventajas pueden marcar el futuro de miles de organizaciones en todo el mundo, y ser clave para su éxito futuro.